با جمنای فایل‌های گوگل درایو را مرتب کنید

اگر گوگل درایو شما به مرور زمان به انباری از فایل‌های پراکنده، پوشه‌های نامرتب و اسناد فراموش‌شده تبدیل شده، حالا جمنای می‌تواند بخشی از کار مرتب‌سازی را بر عهده بگیرد. قابلیت جدید «Organize My Files» به جمنای اجازه می‌دهد ساختار فایل‌های درایو را بررسی کند و برای انتقال فایل‌های پراکنده به پوشه‌های مناسب یا ایجاد پوشه‌های جدید پیشنهاد بدهد؛ البته اجرای تغییرات به تأیید شما نیاز دارد.
پیش از شروع چه چیزهایی لازم است؟
اول باید بدانید این قابلیت برای همه حساب‌های رایگان گوگل در دسترس نیست. طبق اطلاعات فعلی گوگل، کاربران دارای طرح‌های Google AI Pro و Ultra و همچنین برخی مشتریان Google Workspace می‌توانند از «Organize My Files» استفاده کنند. علاوه بر این، قابلیت‌های هوشمند گوگل ورک‌اسپیس باید برای حساب فعال باشند.
یک نکته مهم دیگر این است که این ابزار برای مرتب‌سازی فایل‌های شخصی طراحی شده و در برخی حساب‌های سازمانی، محدودیت‌هایی درباره فایل‌ها و پوشه‌های اشتراکی وجود دارد. بنابراین اگر از یک حساب کاری یا آموزشی استفاده می‌کنید، ممکن است گزینه‌های موجود با حساب شخصی متفاوت باشد.
مرحله اول؛ فعال بودن قابلیت‌های هوشمند را بررسی کنید
برای بررسی تنظیمات، وارد جیمیل شوید و روی آیکون چرخ‌دنده بزنید. سپس گزینه «See all settings» را انتخاب کنید. در بخش تنظیمات عمومی، قسمت مربوط به «Smart features in Google Workspace» را پیدا کنید و مطمئن شوید قابلیت‌های هوشمند فعال هستند.
این مرحله اهمیت دارد، چون در صورت خاموش بودن این ویژگی‌ها ممکن است ابزار مرتب‌سازی مبتنی بر جمنای در گوگل درایو برای شما نمایش داده نشود.
مرحله دوم؛ پیشنهادهای جمنای را در درایو باز کنید
حالا وارد نسخه وب گوگل درایو شوید و به بخش «My Drive» بروید. اگر حساب شما واجد شرایط باشد، گزینه‌ای با عنوان «Suggest file moves» در محیط درایو نمایش داده می‌شود.
با انتخاب این گزینه، جمنای شروع به ارائه پیشنهادهایی برای مرتب‌سازی فایل‌ها می‌کند. این پیشنهادها می‌توانند شامل انتقال فایل‌های پراکنده به پوشه‌های موجود یا ایجاد پوشه جدید برای گروهی از فایل‌های مرتبط باشند.
مرحله سوم؛ قبل از اجرا پیشنهادها را بررسی کنید
نکته مهم این قابلیت این است که جمنای بدون اجازه شما همه فایل‌ها را جابه‌جا نمی‌کند. پیشنهادهای ارائه‌شده در یک پنجره جداگانه نمایش داده می‌شوند و می‌توانید هر مورد را به‌صورت جداگانه بررسی کنید.
برای نمونه، ممکن است جمنای تشخیص دهد چند فایل مربوط به یک پروژه در پوشه اصلی درایو رها شده‌اند و پیشنهاد دهد آنها را به پوشه همان پروژه منتقل کنید. همچنین اگر پوشه مناسبی وجود نداشته باشد، ممکن است ایجاد یک پوشه جدید را پیشنهاد کند. گوگل امکان مشاهده فایل‌ها و انتخاب یا لغو انتخاب پیشنهادها را پیش از اعمال تغییرات فراهم کرده است.
مرحله چهارم؛ فقط تغییرات مورد تأیید را اجرا کنید
پس از بررسی پیشنهادها، کنار مواردی که می‌خواهید اجرا شوند علامت تأیید بزنید. سپس جمنای تغییرات انتخاب‌شده را اعمال می‌کند.
این روش باعث می‌شود کنترل نهایی همچنان دست کاربر باشد. به جای اینکه هوش مصنوعی به‌صورت خودکار ساختار درایو را تغییر دهد، شما ابتدا پیشنهادها را می‌بینید و بعد تصمیم می‌گیرید کدام فایل‌ها جابه‌جا شوند. گوگل همچنین امکان تغییر مقصد پیشنهادی یا تنظیم نام پوشه‌های جدید را در رابط این قابلیت فراهم کرده است.
یک محدودیت مهم؛ جمنای فایل‌ها را برای نام‌گذاری مرتب نمی‌کند
این ابزار قرار نیست تمام مشکلات یک درایو شلوغ را حل کند. یکی از محدودیت‌های مهم این است که مرتب‌سازی آن بیشتر بر اساس ساختار موجود فایل‌ها و پوشه‌ها انجام می‌شود و اگر فایل‌های شما نام‌های نامشخص یا نامرتبط داشته باشند، پیشنهادهای جمنای هم ممکن است چندان مفید نباشند. گزارش انگجت نیز اشاره می‌کند که جمنای برای این قابلیت الزاماً محتوای اسناد را نمی‌خواند و بنابراین نام‌گذاری منظم فایل‌ها و داشتن یک ساختار پوشه‌ای مشخص می‌تواند نتیجه بهتری ایجاد کند.
به همین دلیل بهتر است قبل از سپردن مرتب‌سازی به جمنای، یک قانون ساده برای نام فایل‌ها داشته باشید؛ مثلاً نام پروژه، نوع فایل و تاریخ را در نام فایل‌ها مشخص کنید. هرچه ساختار اولیه منظم‌تر باشد، پیشنهادهای هوش مصنوعی نیز کاربردی‌تر خواهند بود.
بهترین روش استفاده از این قابلیت
اگر درایو شما کاملاً آشفته است، بهتر است انتظار نداشته باشید جمنای در یک مرحله همه‌چیز را مرتب کند. ابتدا فایل‌های مهم را نام‌گذاری کنید، چند پوشه اصلی برای پروژه‌ها یا موضوعات مهم بسازید و سپس از «Suggest file moves» کمک بگیرید.
جمنای در این حالت بیشتر شبیه یک دستیار مرتب‌کننده عمل می‌کند: فایل‌های پراکنده را پیدا می‌کند، مقصدهای احتمالی را پیشنهاد می‌دهد و اجرای نهایی را به شما می‌سپارد. این قابلیت از ژوئن ۲۰۲۶ برای طرح‌ها و حساب‌های واجد شرایط به‌صورت عمومی در دسترس قرار گرفته است.
در نتیجه، اگر گوگل درایو شما پر از فایل‌های پراکنده است، لازم نیست همه آنها را یکی‌یکی جابه‌جا کنید. کافی است ابتدا ساختار کلی را مشخص کنید و سپس اجازه دهید جمنای پیشنهادهای مرتب‌سازی را آماده کند؛ اما قبل از اعمال هر تغییر، پیشنهادهای آن را بررسی کنید